Como organizar um evento: planilha completa de planejamento

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Como organizar um evento: planilha completa de planejamento

Garantir que um evento aconteça da forma que planejamos é uma tarefa intensa. Orquestrar todos os fornecedores, ter serviços de qualidade e escolher o espaço ideal são apenas algumas das dificuldades que são enfrentadas. Para te ajudar a organizar o seu próximo evento, nós deixamos 4 dicas valiosíssimas logo abaixo. No final do texto, também disponibilizamos uma planilha de organização de eventos para facilitar a sua próxima empreitada.

  1. Organizar o orçamento

    Este é, sem dúvida, o primeiro passo para uma organização estruturada de um evento. Por mais que se possa parcelar, fazer algumas estripulias, existem limites de gastos que não podem ser ignoradas. Ao fixar o budget, você garante que o evento vai caber no orçamento previsto e também estipula margens que vão facilitar na hora de negociar com os fornecedores.

  2. Escolher o espaço

    Sim, a melhor coisa a se fazer é começar escolhendo o espaço. Isso porque cada espaço tem suas próprias regras e políticas. Por exemplo, alguns não permitem fornecedores externos, outros têm limitações de som. Sabendo qual é o local do evento, você evita contratempos e ainda recebe possíveis indicações de fornecedores de confiança da casa.

  3. Definir os fornecedores

    Caso você não tenha optado por um pacote, chegou a hora de escolher os seus fornecedores. É importante que você tenha bem claro o cronograma do evento, para que não haja nenhuma lacuna. Também, não deixe de consultar o espaço escolhido sobre os fornecedores recomendados ou, mesmo, a possibilidade de melhorar os valores com os serviços da casa.

  4. Garantir a execução

    Como toda pessoa que organiza um evento, agora é hora de garantir que tudo corra bem. Prancheta e planejamento na mão, contato com todos os fornecedores e foco na missão. É importante que você tenha tudo organizado e não desespere. Sério! Existem contratempos em eventos e manter a calma é essencial para resolver. No final, tudo dá certo.

Este é um passo a passo simples, mas que já vai ajudar bastante na organização do seu evento. Além das dicas, nós também preparamos uma checklist completa para que você organize o seu evento em uma única planilha. Basta clicar no link e fazer o download. Esperamos que seja muito útil :)

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Casamentos Reais | Juliana & Isaac

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Casamentos Reais | Juliana & Isaac

Olá, Lindas! Continuando a nossa série mais do que especial Casamento Reais, hoje vamos ver um pouquinho do casamento da Ju e do Isaac. Eles são um daqueles casais super animados e fizeram uma baita festa aqui no nosso espaço. Além da animação, foram diversos momentos de emoção, como vocês podem conferir no vídeo maravilhoso da DK Filmes que deixamos logo abaixo.

Antes de ir aos materiais, quero indicar o conteúdo completo que está no site do fotógrafo André Kyono e também agradecer a gentileza de nos ceder as fotos.

Créditos: André Kyono
Créditos: André Kyono
Créditos: André Kyono
Créditos: André Kyono
Créditos: André Kyono
Créditos: André Kyono
Créditos: André Kyono
Créditos: André Kyono
Créditos: André Kyono
Créditos: André Kyono
Créditos: André Kyono
Créditos: André Kyono
Créditos: André Kyono
Créditos: André Kyono
Créditos: André Kyono
Créditos: André Kyono
Créditos: André Kyono
Créditos: André Kyono
Créditos: André Kyono
Créditos: André Kyono
Créditos: André Kyono
Créditos: André Kyono
Créditos: André Kyono

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As 4 principais tendências para eventos corporativos em 2019

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As 4 principais tendências para eventos corporativos em 2019

O ano de 2019 já é realidade e os eventos estão sendo planejados. Ainda mais com o carnaval acontecendo apenas em março, janeiro e fevereiro não podem passar em banco de jeito nenhum. Para você não errar no planejamento, separamos as principais tendências do ano e arrasar no seu próximo evento. Confere aqui com a gente!

1. Sustentabilidade

Essa é uma tendência que vai se consolidar ano a ano e em 2019 não será diferente. Esqueça os brindes impressos, busque embalagens mais orgânicas, diminua o plastico e reduza o lixo. O ideal é que você, na hora de escolher o espaço, questione se os descartes são separados e encaminhados à reciclagem. Em alguns casos, você pode incluir no conteúdo práticas educativas e convidar os próprios clientes a colaborarem.

2. Experiências

Como já se fala já tempos aqui no blog, o evento é uma das mais poderosas ferramentas de marketing. Ele deve ser incluído na sua estratégia para gerar engajamento e negócios. Proporcione aos seus clientes experiências e eles nunca mais esquecerão a sua marca. A melhor parte disso? Uma experiência não precisa ser cara! Chame os seus convidados para participar, tire-os da zona de conforto, entregue valor de uma forma que ele não imaginava.

3. Tecnologia

Isso não é nenhuma novidade, mas continua sendo tendência. Aplicativo próprio do evento, realidade aumentada, marketing automatizado pós evento, são apenas algumas das ferramentas que devem pintar em eventos. Mas fica o conselho: não coloque tecnologia só para chamar a atenção! A palavra chave é propósito. Se a tecnologia for efetiva, será um grande aporte ao seu evento. Caso contrário, será um mal investimento. Faça porque é útil, porque faz sentido, e não apenas por fazer.

4. Inclusão

É essencial pensar nas pessoas! E quando fala-se em pessoas, refere-se a todas elas. Quando escolher o espaço, certifique-se da acessibilidade no local, na entrada e também nos banheiros. Na hora de preparar o conteúdo, vale a pena refletir se ele contempla deficientes auditivos e visuais. Se necessário, adapte a sua apresentação e instrua o palestrante. Também, não deixe de pensar nas opções de alimentação. Comida vegetariana já é obrigação há tempos, mas a vegana também se torna importante a cada dia. Por fim, não esqueça dos intolerantes a glúten, lactose e diabéticos. Esse sentimento de inclusão e empatia vai conquistar os seus convidados!

Agora que você já tem todas as tendências à mão, chegou a hora de planejar o seu primeiro evento de 2019! Solicite agora o seu orçamento aqui no nosso site ou, se preferir, basta enviar um email para contato@espacojardimleopoldina.com.br. Estamos esperando por você!

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Casamentos Reais | Lucas & Lorena

Hoje trazemos um casamento daqueles para a nossa série Casamentos Reais! Hoje vamos falar um pouquinho sobre a celebração do Lucas e da Lorena. Pasmem: a Lorena registrou todo o processo do casamento no Instagram @500diasparacasar e você pode conferir tudinho! Achou pouco? O Lucas é designer de produto e desenvolveu a aliança que ele ia dar pra ela! Como a Lorena é editora na Claudia, vai ser a melhor pessoa para contar sobre a história do casal:

Nos conhecemos no Tinder (pasmem, o negócio funciona mesmo!). Saímos algumas vezes e três meses depois, oficializamos o namoro.

Ahhh, foi perfeito! No começo de 2016, marcamos uma viagem para Nova York. A cidade já era uma das minhas preferidas no mundo, mas o Lu ainda não conhecia. Estava ansiosa para levá-lo a todos os lugares que tanto me encantam por lá. Nossa programação já estava cheia, com dias corridos. Decidimos ir para os outlets em New Jersey no primeiro dia pra matar a vontade de fazer compras (o que não adiantou, porque continuei comprando coisas a viagem inteira). E, no segundo dia, fomos ao Top of the Rock. É um observatório logo acima do Rockefeller Center, no 70o andar. Foi lá que entendi a verdadeira definição de “vista de tirar o fôlego”. Quando conheci o lugar, em 2012, fiquei literalmente sem ar por alguns segundos com aquela visão deslumbrante da cidade. Diferentemente de outros pontos turísticos, o Top of the Rock não é muito lotado. Tínhamos a paisagem e o deck quase que exclusivo pra nós. Ele me chamou num cantinho, onde tinha um daqueles binóculos de chão. Coloquei uma quarter pra ver de perto a Estátua da Liberdade, lá longe. Enquanto eu olhava pelas lentes, ele me disse que dali pra frente não queria mais fazer projetos sozinho, mas, sim, compartilhá-los comigo. A adrenalina no momento foi tanta que não lembramos exatamente das palavras. Foi intenso e verdadeiro e só nosso, como deveria ser. Ele tirou do bolso o anel, que tinha escondido o tempo todo, e me contou que, durante meses, havia estudado vários tipos de solitário, desenhado o projeto (ele é designer de produtos!) com curvas ergonômicas e produzido a joia com um amigo dele, que é ourives. Desculpe, mas quem é Tiffany na fila do pão? Meu anel é só meu, ninguém mais tem! E é inestimável não só pelos quilates, mas porque sempre vai guardar essa história, como símbolo desse momento que foi, sem dúvida, um dos mais felizes da minha vida.
— https://www.casamentos.com.br/cronicas-casamento/lucas-lorena--rw26743

Fofos, né? Vamos dar uma olhadinha nas fotos? Todos os créditos são de Frankie e Marília.

Só para não esquecer, se você é uma noiva Jardim Leopoldina e ainda não teve as suas fotos publicadas nas nossas redes, entre em contato que nós fazemos questão de publicar a sua história :)

Casamentos Reais | Lorena e Lucas
Casamentos Reais | Lorena e Lucas
Casamentos Reais | Lorena e Lucas
Casamentos Reais | Lorena e Lucas
Casamentos Reais | Lorena e Lucas
Casamentos Reais | Lorena e Lucas
Casamentos Reais | Lorena e Lucas
Casamentos Reais | Lorena e Lucas
Casamentos Reais | Lorena e Lucas
Casamentos Reais | Lorena e Lucas
Casamentos Reais | Lorena e Lucas

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Como criar um conceito para seu evento corporativo

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Como criar um conceito para seu evento corporativo

Evento Corporativo | Espaço Jardim Leopoldina

Ao organizar um evento corporativo é preciso estar atento a cada detalhe operacional como espaço, buffet, formato e infraestrutura. Entretanto, antes de tomar qualquer decisão, é preciso compreender que existe um pilar fundamental que sustentará todas essas decisões: o conceito. Conhecido como o primeiro passo para realização de um evento de sucesso, a elaboração de um conceito sólido pode não ser tão simples. Para te ajudar nessa jornada o Blog Tudo Sobre Eventos elaborou algumas perguntas fundamentais sobre o tema. Confira:

O porquê de um conceito?

Antes de mais nada é preciso compreender a diferença entre conceito e tema. O tema simplesmente conota o direcionamento da data ou apresentação exibida em um evento. Por exemplo, um evento de final de ano costuma ter como temática o Natal ou o Ano Novo que se iniciará.

Já o conceito de um evento demanda alicerces mais sofisticados. É preciso ter em mente o impacto que deseja criar para seus convidados e como cada detalhe da festa estará conectado ao tema, gerando assim uma imersão ainda mais profunda. Por exemplo, para falar de tecnologia e inovação, pode fazer sentido abusar dos recursos de realidade aumentada para ativações externas. O formato pode ser um palco moderno, que desfrute de recursos de LED, enquanto o público observa em assentos dispostos como uma pequena arena. O buffet, neste caso, pode optar por apresentar alimentos em texturas menos óbvias como espumas, em porções individuais e louças em tons metálicos. O céu é o limite para quem tem um conceito bem definido e deseja encantar seus convidados.

Qual é o seu objetivo?

Para determinar o conceito do seu evento é preciso responder algumas perguntas fundamentais. O objetivo do seu evento é a primeira delas. Você deseja apresentar um novo produto? Criar um treinamento inovador para sua equipe? Fortalecer a sua marca diante da imprensa? Propor novos direcionamentos de negócio? Celebrar bons resultados? São inúmeras as opções. Tenha em mente o que te move para começar a elaborar um conceito de forma profissional.

Quem é o seu público?

O perfil do seu público será determinante para elaborar um conceito que gere impacto. Entenda a faixa etária, interesses, grau de especialização e outros detalhes sobre o comportamento do seu público. Crie atividades e ativações que façam sentido para essas pessoas e assim crie um conceito muito mais assertivo.

Qual é o seu orçamento?

Não adianta conhecer bem seus objetivos e público, sem determinar o orçamento disponível para o seu evento. Assim como qualquer outra ação de marketing, um evento corporativo deve prever resultados, sejam eles financeiros ou não. Entenda qual será o retorno do seu evento e com isso conclua o quanto é possível investir. Ao visualizar um valor total, é mais simples compreender de que forma distribuir a verba entre os serviços básicos necessários.

Agora que você sabe tudo sobre o conceito de um evento, chegou a hora de começar a pensar em quando colocar todas essas dicas em prática. Solicite agora o seu orçamento através do e-mail contato@espacojardimleopoldina.com.br ou pelo telefone (11) 3641-8786. Estamos te esperando!

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